Overfør deltagere

 

Har man behov for at overføre deltagere fra en aktivitet/aktivitetsgruppe til en anden, kan dette ske på 2 måder.

 

Hvis man skal overføre en deltager fra en aktivitetsgruppe til en anden aktivitetsgruppe under samme aktivitet, kan dette ske på siden til redigering af den enkelte deltager.

 

Skal man overføre en eller flere deltagere fra en aktivitet eller aktivitetsgruppe til en anden aktivitet / aktivitetsgrupper, kan man anvende funktionen på siden, hvor deltagere i en aktivitet kan redigeres. Denne funktion gør det muligt, at overflytte deltagere til aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste på samme arrangement eller et vilkårligt andet arrangement - også arrangementer hvis dato er passeret.

 

Det er kun muligt at overføre deltagere til aktiviteter med samme "tilmeldingstype". Deltagere kan kun overføres til aktiviteter, hvor der anvendes samme tilmeldingsformular.

 

 

Overfør fra aktivitetsgruppe til anden aktivitetsgruppe under samme aktivitet

Når man skal overføre en deltager fra en aktivitetsgruppe til en anden aktivitetsgruppe eller venteliste til en aktivitetsgruppe for samme aktivitet, skal man klikke på ikon til redigering af deltagere.

 

Event - redigere delt ikon 

 

Ved klik på dette ikon vises side med deltagere tilmeldt denne aktivitet. På denne side klikkes på ikon - blyant - ud for den deltager, som skal overføres til en anden aktivitetsgruppe.

 

Event - rediger delt blyant 

 

Når der klikkes på blyanten ud for en deltager, vises skærmbilledet til redigering af denne deltager. Ved at vælge en anden aktivitetsgruppe og derefter klikke på "gem", vil deltageren bliver overflyttet til den aktivitetsgruppe man har valgt.

 

Event - agrp select v signup 

 

Når man overfører en deltager fra an aktivitetsgruppe til en anden aktivitetsgruppe eller venteliste på denne måde, sendes der ikke automatisk en email til deltageren. Skal deltageren informeres om overflytningen, må man manuelt sende en email til deltageren.

 

Overfør fra aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste til en vilkårlig anden 

Skal man overføre en eller flere deltagere fra en aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste til en anden, kan funktionen "Overfør deltagere til anden aktivitet" anvendes. 

 

For at få adgang til funktionen til at overføre deltagere, skal man på siden til redigering af arrangement klikke på ikon markeret nedenstående.

 

Event - redigere delt ikon 

 

På siden der viser deltagere i en aktivitet - evt. aktivitetsgrupper og ventelister under aktiviteten - er det vigtigt at være opmærksom på, at det er den visning man har valgt, som bestemmer hvilke deltagere man behandler.

 

Ønsker man f.eks. at overføre alle "Tilmeldte" til en anden aktivitet, skal man i "Visning" have valgt "Tilmeldte". Ønsker man at overføre alle uanset status, skal man vælge "Alle" etc.

 

Skal man overføre fra en venteliste, skal man tilsvarende vælge en visning for venteliste.

 

Event - Vis edit deltagere

 

 

På siden der viser tilmeldte til en aktivitet, klikker man enten på ikon til at overføre alle deltagere i aktiviteten / aktivitetsgruppen / ventelisten. Hvis det blot er en enkelt deltager, der skal overføres, klikker man på ikonet på linien med deltagerens navn.

Event - transfer all button 

 

Ovenstående er vist ikon, der klikkes på for at overføre alle deltagere. Ikonet for at overføre en enkelt deltager er identisk, men findes på linien med deltageren.

 

Der er kun en enkelt forskel på om man klikker på ikon til at overføre alle eller på ikon til at overføre enkelt deltager. Forskellen er antal deltagere som overføres - alle med den valgte status i visning eler kun den ene deltager.

 

Fremgangsmåden er den samme.

 

Hjælp

På alle fanerne i det vindue som anvendes til at overføre deltagere, kan man få hjælp ved at klikke på spørgsmålstegnet i øverste højre hjørne.

 

Event - transfer help 1 

 

Hjælpen lukkes igen ved at klikke på det hvide kryds i den røde cirkel.

 

Event - transfer help 2 

 

 

Vælg arrangement

Når der klikkes på overfør-ikonet åbnes et vindue, hvor man på fanen "Arrangement" kan søge efter det arrangement som har den aktivitet, deltagerne skal overføres til.

 

Søgningen kan indskrænkes ved at søge i en kategori og/eller i en given periode. Tilret søgekriterierne og klik på Søg.

 

Event - transfer tab 1 

 

På listen med arrangementer vises alle de arrangementer, som opfylder søgekriterierne, og som har en aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste deltagerne kan overføres til. Vælg det arrangement deltagerne skal overføres til.

 

Ved første blik på ovenstående eksempel undres man måske over, at man kan overføre deltagere fra "Vandretur i skoven" til "Retriver markprøve". Årsagen til dette er, at der på arrangementet "Retriver markprøve" er oprettet en aktivitet "Tilmeld dig som hjælper", der anvender samme tilmeldingsformular som "vandretur i skoven".

 

 

Vælg aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste 

Når man har valgt arrangement og klikket på Ok knappen vises fanen "Aktivitet".

 

Event - transfer tab 2

 

 

På denne fane vises øverst det arrangement, som er valgt på fanen "Arrangement". Under denne vises de aktiviteter, aktivitetsgrupper og ventelister der er oprettet på det pågældende arrangement, og som deltagerne kan overføres til.

 

Vælg den aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste du vil overføre deltagerne til og klik Ok.

 

 

Vælg status og email

Når man har valgt hvilken aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste man vil overføre deltagere til og klikket Ok vises fanen "Status og email".

 

Øverst på denne fane vises det arrangement og den aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste man er ved at overføre deltagere FRA

 

I næste rubrik vises det arrangement og den aktivitet, aktivitetsgruppe elller venteliste man er ved at overføre deltagere TIL.

 

Event - transfer tab 3

 

 

I rubrikken "Vælg ny status og email" vises i kolonnen "Status", den status som deltagerne man er ved at overfør har før de overføres.

 

Hvis man i "Visning" på siden, hvor de deltagere man er ved at overføre vises, har valgt en visning, der kun viser, de der har status "Tilmeldt", vil kolonnen "Status" på ovenstående kun vise "Tilmeldt". På tilsvarende måde hvis "Visning" er valgt til kun at vise de som har status "Registreret" eller status "Afmeldt" er det kun deltagere med denne status, man er ved at overføre.

 

I eksemplet ovenstående er valgt visning "Alle" hvorfor der er en række for hver status deltagerne kan have.

 

I kolonnen "Ny status" er det muligt at give deltagerne en ny status, som de får, når de bliver overflyttet.

 

"Send email" kolonnen afgør om der sendes en email til deltagerne, der orienterer om overflytningen til en anden aktivitet. Yderligere information på den email som sendes, afgøres af om det arrangement, der overføres til er oprettet med "Online bekræftelse" og/eller "Online afmelding" - links i email.

 

Hvis dette er tilfældet, vil de der overføres med "Ny status" som

 

Tilmeldt

Modtage en email med information om overflytningen og kun link til at annullere tilmeldingen / melde afbud. Da de har status "Tilmeldt" er der ikke behov for at bekræfte tilmeldingen.

 

Registreret

Modtage en email med både link til at bekræfte og anullere tilmeldingen.

 

Afmeldt 

Ikke få tilsendt en email.

 

Der sendes kun email, såfremt dette er valgt - ellers ikke. 

 

Hvis arrangementet der overføres til ikke er oprettet med "Online bekræftelse" og/eller "Online afmelding" kan der kun sendes email med information om overflytningen til de der har "Ny status" som "Tlmeldt" og kun disse.

Da arrangementet, der overføres til, ikke er oprettet med "Online bekræftelse" kan deltagere med status registreret, ikke bekræfte deres tilmelding - og da arrangementet ikke er oprettet med "Online afmelding", kan der ikke meldes afbud online.

 

Denne email vil se "nogenlunde" således ud:

 

Event - transfer email 1

 

 

Header og signatur vil naturligvis være de som er specifikke for det enkelte web site. 

 

 

Overfør

Når der er klikket Ok på fanen "Status og email" vises sidste fane, der lister alle de deltagere, som kan overføres.

"Kan overføres" fordi det kun er de deltagere, der er sat "flueben" ud for, som overføres. Default er "flueben" sat ud for alle deltagere.

 

Event - transfer tab 4 

 

Hvis en eller flere deltagere ikke skal overføres, fjerner man blot "fluebenet" ud for disse ved at klikke på "fluebenet".

 

Inden man udfører selve overflytningen, kan man til enhver tid klikke på fanerne for at kontrollere om man nu også overfører til det korrekte arrangement, den korrekte aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste. Ved at klikke på en af de tidligere faner, er det også muligt at ændre sine valg.

 

For at udføre overflytningen klikkes på knappen "Overfør".

 

Event - transfer tab 4-1

 

Overflytningen af deltagerne sker en ad gangen. Først overflyttes deltageren og derefter sendes email til denne (hvis angivet). Som kvittering på at det er gået godt, markeres det med et grønt "flueben". Sålænge overflytningen ikke er færdig, må man ikke forlade eller lukke siden.

 

De deltagere som er på listen, men hvor "fluebenet", der markerer at deltagere skal overføres, er fjernet bliver ikke overført og markeres med "-" i stedet for grønt "flueben".

 

I tilfælde af at der af systemmæssige årsager ikke kan afsendes en eller flere emails, markeres disse med en gul trekant i stedet for det grønne "flueben". Deltageren er blevet overflyttet, men email er ikke afsendt.

 

Når overflytningen er gennemført klikkes på "Luk". Vinduet lukkes og man returnerer til siden der lister deltagerene. Denne side genidnlæses og de overførte deltagere vil ikke længere kunne ses på den pågældende aktivitet, aktivitetsgruppe eller venteliste, de er overført fra.