Online tilmelding

 

Når der oprettes et arrangement, skal der tages stilling til om deltagerne i arrangementet skal kunne tilmelde sig online. Hvis dette er tilfældet klikkes på "Ja" i online tilmelding.

 

Event - Online SignUp 

 

 

Når man kliker på "Ja" fremkommer ovenstående. Her skal man angive et navn for den aktivitet man ønsker online tilmelding til.

 

Der skal vælges den aktivitetstype, som den pågældende aktivitet er. Ovenstående er blot eksempler på aktivitetstyper. Hvilke aktivitetstyper man ønsker at anvende aftales i forbindelse med opsætning af nythCMS.

Hvad aktivitetstyperne anvendes til kan du læse mere om via dette link: Aktivitetstyper.

 

 

Aktivitet og aktivitetsgruppe

Til et arrangement kan man oprette en eller flere aktiviteter, som der er mulighed for at tilmelde sig online.

 

En aktivitet kan opdeles i aktivitetsgrupper, der er en måde at opdele en aktivitet i flere del-aktiviteter. En aktivitetsgruppe behøver ikke at være en egentlig aktivitet, men er en måde at give de som tilmnelder sig mulighed for at vælge forskellige alternativer.

 

Aktivitet 

Hvis man ønsker online tilmelding til f.eks. en vandretur i skoven - altså kun en aktivitet, som man kan tilmelde sig eller ej.

En sådan aktivitet oprettes som en aktivitet uden nogen aktivitetsgrupper. 

 

Event activity

 

Aktivitetsgrupper

Hvis man i eksemplet med vandretur i skoven, skal have mulighed for i tillæg til at tilmelde sig vandreturenogså skal kunne vælge mellem om man f.eks. ønsker Kaffe, Te, Sodavand eller Øl efter vandreturen oprettes 4 aktivitetsgrupper under aktiviteten Vandretur.

 

Klik på "Tilføj gruppe" for at tilføje en aktivitetsgruppe.

 

Event activityGroup 

 

 

Hvornår anvende aktivitetsgrupper

Som det fremgår af ovenstående eksempel, bør man inddele en aktivitet i aktivitetsgruooer, når man ønsker at deltagerne skal kunne vælge mellem alternativer under samme aktivitet.

 

Deltagerlisten viser de deltagere, som er tilmeldt den pågældende aktivitet. Er aktiviteten opdelt i aktivitetsgrupper

 

Oprettes i stedet en aktivitet for hver af ovenstående aktivitetsgrupper - Kaffe, Te, sodavand og Øl - vil de tilemldte f.eks. ikke vises på samme deltagerliste men derimod på hver sin deltagerliste.

 

For hver aktivitet som oprettes vises et link på arrangementet, som linker til tilmeldingsformularen

 

Event - activity signup link  

 

Når aktiviteten er opdelt i aktivitetsgrupper, vil man på tilmeldingsformularen skulle vælge at tilmelde sig en og kun af de oprettede aktivitetsgrupper.

 

Event signup activityGroups

 

Havde man oprettet en aktivitet i stedet for at oprette ovenstående aktivitetsgrupper, vil der på aktiviteten blive vist følgende links til tilmelding

 

Event - flere activity su link

 

Da ingen af ovenstående aktiviteter er opdelt i aktivitetsgrupper, vil der ikke være noget at vælge mellem på tilmeldingsformularen. Klikkes der på linket til tilmelding "Vandretur med kaffe" vil det fremgår af overskriften på tilmeldingsformularen, hvad man har valgt. 

Event - activity signup form 

 

 

Automatisk nummerering 

Man kan enten lade systemet tildele nummer til de som tilmelder sig en aktivitet eller aktivitetsgruppe. Hvis man vælger manuelt at tildele nummer til deltagerne, kan man gøre dette på siden til redigering af tilmeldte.

 

Ønsker man automatisk nummerering af deltagerne startende med 1,2, 3 etc., så skal man sætte flueben i feltet "Automatisk nummerering".

 

Event - auto num check

 

Hvis deltageren skal bekræfte sin tilmelding ved at klikke på link i den mail som sendes, tildeles deltageren først et nummer, når tilmeldingen på denne måde er bekræftet.

 

Hvis der ikke er markeret for udsendelse af mail med link til bekræftelse af tilmelding, tildeles nummer når tilmeldingen er foretaget.

 

Når en tilmeldt melder afbud eller overflyttes til en anden aktivitet foretages en renummerering af deltagerne, således det undgås "huller" i nummer rækkefølgen. 

 

Maks. antal deltagere

Både på aktiviteter (uden aktivitetsgrupper) og på aktivitetsgrupper er det muligt at angive et maks. antal deltagere. Så snart maks. antal deltagere er tilmeldt lukkes for tilmelding.

 

Event - maks antal 

 

I ovenstående eksempel er der angivet et maks. antal deltagere på 10.

 

Venteliste

Når man på en aktivitet eller aktivitetsgruppe har angivet et maks. antal deltagere, vises et ikon med 2 røde mænd. Dette ikon indikerer, at fordi maks. antal deltagere er angivet, kan der oprettes en venteliste.

Klik på dette ikon for at oprette en venteliste til den pågældende aktivitet eller aktivitetsgruppe.

 

Event - WL opret 

Navnet på ventelisten udfyldes automatisk med "Venteliste" efterfulgt af navnet på aktiviteten eller aktivitetsgruppen.

 

Sættes flueben i "Automatisk overførsel" medfører dette, at når der meldes afbud fra en deltager tilmeldt aktiviteten eller aktivitetsgruppen, så vil den deltager som har stået længst på ventelisten automatisk blive overført fra ventelisten til aktiviteten / aktivitetsgruppen. Der vil ligeledes blive sendt en mail til den deltager, der overføres fra ventelisten, med information om at vedkommende er blevet overflyttet.

 

Felterne "Automatisk nummerering" og "Maks. antal deltagere" fungerer på samme måde som for en aktivitet og aktivitetsgruppe - brotset fra der ikke kan oprettes en venteliste til en venteliste.

 

Flere detaljer om venteliste